Stok Yönetimi Rehberi: Envanter Takibi ve Optimizasyon Yöntemleri

Stok Yönetimi Nedir?

İşletmeler için oldukça önemli olan stok yönetimi, ürünlerin doğru zamanda ve doğru miktarda bulunmasını sağlayan bir planlama, kontrol ve takip sürecidir. Stok yönetimi ile talep tahminleri doğru yapılarak stok maliyetlerinin düşmesi sağlanır. Ürünlerin tükenmesini ve birikmesini önlemek ve hizmet sunmayı kapsar. İşletmelerin verimliliğinin artması için önemli olan hem lojistik hem de operasyon süreci olan stok yönetimi oldukça önem verilmesi gereken bir konudur.

Stok Yönetiminin Temel Amaçları

Stok yönetimi ile işletmeler firmaları için avantajlar elde etmeyi amaçlar. Stok yönetiminin temel amaçları:

• Maliyetlerin kontrol edilebilmesi

• Ürünlerin bulunabilirliğinin sağlanması

• Depo ve lojistik verimliliklerin artması

Bu sayede satış hem de alış sürecinde sorun yaşanmamış olur. Bu da işletmenin diğer süreçlerini olumlu etkiler.

Maliyetlerin Kontrol Altına Alınması

Maliyetlerin kontrol edilebilir hale gelmesi, stok yönetiminin temel amacıdır. Bu işletme için karlılığı da etkileyen önemli bir detaydır. Stokla ilgili tüm giderler planlanarak doğru alım ve eritme sağlanır. Stok seviyelerinde doğru kararlar vermek ve gereksiz stok yığılmasını da önlemek oldukça önemlidir. Stokların düzenli sayılarak varsa sistemle karşılaştırılması ve talep tahminlerine göre avantajlı alımlar yapılmasıdır. Depolama alanlarının doğru kullanılarak yavaş tüketilen ürünlerde de azaltılmaya gidilmesini kapsar. Böylece maliyetler kontrol altına alınarak sağlıklı bir stok yönetimi sağlanır.

Ürün Bulunabilirliğinin Sağlanması

Ürünlerde bulunabilirlik satış kaybının önlenmesi için de oldukça önemlidir. Stokların plansız olarak tükenmesi, satışlarda kayıpların önlenmesi ve müşteri memnuniyetinin artırılması açısından oldukça önemlidir. Aynı zamanda tükenen stok olmaması, akiplere karşı da avantaj elde edilmesini sağlar. Ürün bulunabilirliğinin temel şartı ise talep tahminlerini doğru yapabilmek ve güvenlik stoğu ayırmaktır.

Depo ve Lojistik Verimliliğinin Artırılması

Depo verimliliği, ürünlerin doğru stoklanması ve izlenmesini aynı zamanda da sevkiyat kolaylığını sağlayan bir depo planlamasıdır. Bu sayede zamandan kazanılırken varsa son kullanma tarihlerinin geçmesi önlenir ve güvenli stok kontrolü de başarılı şekilde yapılır. Lojistik verimlilik ise tedarikçilerin ve taşıyıcıların doğru tercih edilmesidir. Barkod yöntemleri ve yeni teknolojilerin kullanılması da hem depo hem de lojistik süreçlerde kolaylık ağlar.

Stok Yönetiminin İşletmelerdeki Rolü

İşletme operasyonlarının sorunsuz ilerlemesi ve müşterilerde itibar kaybı olmaması için stok yönetiminin doğru şekilde yapılması önemlidir. Doğru stok yönetimi yapılarak finansal ve operasyonel başarı sağlanır. Süreç kesintisiz ve durmadan ilerler. Bu da müşteri memnuniyetini artırırken iş hacmini de artıran bir durumdur. Maliyet, doğru stok yönetimi ile azalırken karlılık artar. Nakit akışı düzenlenirken rekabet açısından da rakip karşısında avantaj sağlanır.

Stok Türleri (hammadde, yarı mamul, mamul, sarf malzeme)

İşletmenin türüne göre kullanılan stok türleri de farklılık gösterir. Bu stok türlerinden yalnızca biri olabildiği gibi hepsi de işletmede bulunabilir. İşte en yaygın stok türleri:

• Hammadde stokları: hiç işlenmemiş olan ve direk olarak üretimde kullanılacak malzemedir

• Yarı mamul stokları: üretim süreci için belirli adımları geçmiş ancak henüz tamamlanmamış stoklardır. Bükülmüş ancak boyanmamış metal gibi.

• Mamul stokları: üretimi tamamlanmış olan direk olarak satışa hazır ürünlerdir.

• Sarf malzeme stokları: üretimde kullanılan ancak üretim süresinin bir parçası olmayan malzemelerdir. Yani üretime yardımcı malzemelerdir. Örneğin üretilen ürünün kolilenip bantlanması için koli ve bant stokları.

Stok türleri arasında yer alan bu malzemeler, firmanın çalışma türü ve sektörüne göre tercih edilir.

Stok Yönetimi ve Tedarik Zinciri İlişkisi

Tedarik zincirini koruyan ve mal alım satım sürecini dengede tutan stok yönetimi, işletmenin süreçlerinin sorunsuz işlemesinde oldukça önemlidir. Stok yönetimi ile ürünler ve siparişler müşterilere zamanında ulaştırılır. Stokların aşırı olması da eksik olması da işletme için zarar veren bir durumdur. Bu yüzden dengeli bir stok yönetimi oldukça önemlidir. 

Stok yönetimiyle tedarik zinciri ilişkisinde talep tahminleri doğru öngörülerek planlama ile desteklenir. Bu da fazla stoktan kaynaklanan maliyet kaybını, eksik stoktan kaynaklanan satış kaybını önler. Tedarikçilerin teslim süreleri de hesaba katılarak stok seviyeleri belirlenir. Stok yönetimiyle beraber tedarik zincirinde aksama olmaması, müşteri memnuniyetini de artıran bir durumdur.

Stok Yönetimi Süreçleri

Stok yönetimi, işletmenin karlılığı ve satışı olmak üzere her anlamda oldukça önemli ve etkilidir. Stok yönetiminde genel süreç başlıkları şunlardır:

• Talep tahmini ve planlama

• Sipariş yönetimleri

• Depo kabulleri ve raflara yerleştirme

• Sayım, dönemsel kontrol ve mutabakat

Stok yönetiminin başarılı olabilmesi için önemli olan ve takip edilmesi gereken adımlardır.

Talep Tahmini ve Planlama

Talep tahmini, stok yönetiminin en kritik aşamasıdır. İşletmenin zarar etmesine sebep olabileceği gibi kar elde etmesini de sağlayabilir. Talep tahmini ile müşterilerden gelebilecek talepler önceden doğru şekilde tahmin edilir ve buna göre stok planı yapılır. Hem aşırı stok, hem de eksik stok bu sayede önlenir. Burada doğru planlama ile hem müşteri memnuniyeti sağlanır hem de şirket satış kaybı yaşamaz.

Sipariş Yönetimi

Sipariş yönetimi, stokta yer alacak ürünlerin ve ürünlerin üretimi varsa üretimde kullanılacak malların zamanlama ve miktar olarak doğru siparişlerinin verilmesidir. Aynı zamanda firmanın karlılığı açısından diğer firmaların fiyatları ve kalitesi de sürekli araştırılarak piyasaya hâkim olunması gerekir. Sipariş verildikten sonra tedarik süreci de ele alınarak doğru miktar ve zamanın tercih edilmesi oldukça önemlidir. Bir gün bile geciken siparişler, ciddi satış kayıplarına ve aksamalara sebep olabilir.

Depo Kabul ve Raf Yerleştirme

Gelen ürünlerin kabulü ve depoya yerleşmesi de stok yönetimi açısından oldukça önemlidir. Bu süreç doğru ve verimli şekilde yönetildiğinde stok akışı daha verimli ve doğru şekilde ilerler. Ürünler kontrol edilip eksiksiz şekilde teslim alındıktan sonra doğru raflara eğer varsa son kullanma tarihleri de göz önüne alınarak yerleştirilir. Kullanılan sistemlere göre sistem kabulü ve girişi yapılır. Bu sayede ürünler stokta görünür. Stok yönetiminde bu aşamada raf yerleştirme ve depo kabulün sorunsuz olabilmesi için rafların özellikleri ve ürün gruplandırmalarının yapılması da önemlidir.

Sayım, Dönemsel Kontrol ve Mutabakat

Stok yönetiminin başarılı ve doğru olduğunu anlamak, varsa olası sorunları tespit etmek için belirli periyotlarda stok sayımı yapılmalı, dönemsel olarak kontrol edilmeli ve mutabakatları yapılmalıdır. Sayım aşamasında fiziksel olarak depoda bulunan tüm ürünlerin tek tek sayımlarının yapılmasıdır. Sayımlar planlı olarak yapılabildiği gibi ani olarak da zaman zaman yapılabilir. 

Dönemsel kontrol aşamasında da belirli zaman aralıklarında sistem stoku, fiili stok ve hareketler birbirleriyle karşılaştırılarak kontrol edilir. Arada varsa farklar tespit edilerek açıklamaları bulunur. Bu sayede uzun zaman aralıklarında ortaya çıkan sorunları çözmekte zorluklar da yaşanmaz.

Stok Yönetimi Modelleri

Stok yönetimine ait birçok model vardır. Bunlar işletmenin sektörü ve tercihine göre değişerek tercih edilebilir. Stok yönetim modelleri şunlardır:

• FIFO

• LIFO

• FEFO

• Ekonomik sipariş miktarı

• Just-in-time 

Stok yönetim modellerine göre stok yerleştirme ve düzenlemesi yapıldığında karışıklıklar önlenir ve doğru bir politika ile ürün çıkışları ve girişleri yapılır.

FIFO – LIFO – FEFO Yöntemleri

İlk giren ilk çıkan yöntemi olan FIFO, depoya ilk giren ürünün ilk çıkması anlamına gelir. Raf ömrü olan ürünlerde doğru eksilme olması amacıyla tercih edilir. Böylece SKT geçmiş ya da az kalmış ürün satışının da önüne geçilmiş olur. LIFO ise son giren ürünün ilk çıkması yöntemidir ve raf ömrü, bozulma gibi durumların olmadığı standart ürünlerde geçerlidir. Özellikle yoğun hareket olan depolarda tercih edilir. Bu yöntem sayesinde güncel satın alma maliyeti de satış maliyetine yansır. FEFO ise son kullanma tarihi en yakın olanın ilk olarak çıkmasıdır. Bu da SKT sorunları ve bozulmaları önleyerek depo hatasını en aza indirir.

Minimum – Maksimum Stok Seviyesi

İşletmenin kendi stok kontrolünü yaparak ne zaman sipariş vereceğini belirleyen yöntemdir. Hem eksik ürün sorununu hem de fazla ürün sorununu gidermeyi amaçlar. Minimum stok seviyesinde, belirlenen stok sayısının altına asla geçilmemesi amaçlanır. Bu sınıra düşmeden yeni sipariş geçilir. Maksimum stok seviyesinde ise aşırı ürün önlenir. Belirlenen maksimum stok sayısını aşmamak önemlidir. Bu sayıya yaklaşıldığında o stok eriyene kadar yeni sipariş geçilmez.

Ekonomik Sipariş Miktarı (EOQ)

Matematiksel olan ancak aynı zamanda da klasik olan bir yöntem olan ekonomik sipariş miktarı, ne kadar sipariş verilirse toplam maliyet minimum olur sorusunun cevabıyla sipariş verilen yöntemdir. Hem sipariş maliyetini hem de stok taşıma maliyetini dengede tutar. Gereksiz stok birikmesini önlerken depo maliyetini de düşürür. Böylece sipariş planlaması da daha kolay ve güvenli hale gelir. 

Just-in-Time (JIT) Stok Yönetimi

Tam zamanında stok yönetimi olan JIT, stok sıfıra yaklaştığında sipariş vermeyi içerir. Fazla stok birikmesi ya da güvenli stok yapmak bile israf olarak düşünüldüğü için sıfıra yaklaştığında yeni sipariş verilir. Bir bakıma parayı fazla stoka bağlamamayı amaçlar. Atık, stok maliyeti gibi kalemlerde azalma olur. Bu model, ürünün teslim edilmesinin de sorunsuz ve kısa süreli olduğu sektörlerde tercih edilirse avantajlıdır. Bugün verilen sipariş, en geç yarın depoya ulaşıyorsa tercih edilebilir.

Stok Takip Yöntemleri

Stok takibi konusunda yine her firmanın kendi sistemi, sektörü ve ürün türüne göre belirlediği çeşitli yöntemler vardır. Bu yöntemler:

• Parti / lot takibi

• Seri numarası takibi

• Barkod ve QR sistemleri

• RFID ile otomatik stok takibi

Stok takibi yapılırken tercih edilen yöntemin hem ürünlere hem de sektöre uygun olması önemlidir.

Parti / Lot Takibi

Üretim ya da tedarik sürecinde hangi parti, lot ya da ürün koduyla geldiğini gösteren işlemdir. Ürünlerin bir bakıma aynı seride üretildiğinin takibini içerir. Özellikle kalite kontrol aşamasında yaşanan sorunlarda önemlidir. Burada depo yönetiminde parti ya da lot takibi yapılarak stok kaydına alınması ve raflara yerleştirilmesi önemlidir. Maliyet takibi açısından da kolaylık sağlar.

Seri Numarası Takibi

Her ürün grubunun kendine ait seri numarası ile takip edilmesidir. Ürün bazında tek başına takibi de içerdiği için parti / lot takibinin daha detaylı şeklidir. O ürünün ne zaman geldiğini gösteren tekil bilgiler içeren bir sistemdir. Tıpkı kimlik numarası gibi her ürünün kendi seri numarası vardır ve takibi buna göre yapılır. Beyaz eşya, teknolojik ürünler, araç parçaları, cihaz ve makinelerde tercih edilen bir yöntemdir.

Barkod ve QR Kod Sistemleri

Teknolojik bir süreç olan barkod ve QR sistemlerinde ürünlerin stok giriş ve çıkışları daha hızlı şekilde takip edilir. Burada önemli olan gelen ürünlerin barkodlu olması ya da sonradan firma tarafından tanımlanması aşamasıdır. Özellikle insan kaynaklı hataların azalması ve depo operasyonlarında kolaylık sağlaması açısından tercih edilir.

RFID ile Otomatik Stok Takibi

Bir diğer teknolojik süreç olan RFID süreci, ürünlerin radyo frekanslarıyla tanınmasını içerir. Barkod ve QR sisteminden farkı ise temassız ve toplu olarak çok daha hızlı ve hatasız süreç sağlamasıdır. Etiket, okuyucu ve sistemin olması gerekir. Stok hareketleri hem giriş hem çıkış olarak anlık şekilde takip edilebilir. Yalnızca ürün bilgisi ve sayısı değil, SKT bilgisi ve ürün detayı hakkında da bilgi içerir.

Stok Maliyetleri

Stok maliyetleri, işletmenin temel giderlerinden biridir. Stok tutarken işletmenin katlanmak zorunda olduğu tüm maliyetler, stok maliyetlerini kapsar. Bunlar:

• Depolama, taşıma maliyetleri

• Sipariş maliyetleri

• Stok tutma maliyeti

• Fire, zayiat, bozulma maliyeti

Bu maliyetlerin tamamı stok maliyetlerini kapsar.

Depolama ve Taşıma Maliyetleri

Stokların ve ürünlerin depoda tutulma ve taşıma maliyetlerini içerir. Deponun kirası, elektrik gideri, personel gideri, stok kayıpları gibi tüm giderleri içerir.

Sipariş Maliyetleri

Yeni sipariş vermek için gereken harcamaları içerir. Satın alma departmanının toplam maliyetleri, taşıma ve teslim maliyetleri de sipariş maliyetlerini içerir.

Stok Tutma (Fırsat) Maliyeti

Tercih edilen alternatifin kaybedilen değerini içeren stok tutma maliyeti, bir kaynağı kullanırken onu artık başka şekilde kullanma fırsatından vazgeçmenin maliyetidir. Genelde üretim kaynakları ve sermaye açısından önemlidir. Fazla stok bulundurmaktan kaynaklanan maliyettir.

Fire, Zayiat ve Bozulma Maliyeti

Ürünler depodayken ya da üretim aşamasındayken zarar görmesi, kaybolması ya da bozulmasın sonucu ortaya çıkan maliyetlerdir. Malzeme kaybolur, kullanılmaz hale gelir ya da bozulursa ortaya çıkan maliyetleri içerir.

Stok Analizi ve Optimizasyon Teknikleri

Stok analizi ve optimizasyon teknikleri işletmelerin maliyetlerini düşürmek, bulunabilirliği artırmak ve verimlilik sağlamak için kullanılan teknikleridir. Stokun değeri, hareket hızı ve önemine göre değerlendirilir. Bunlar:

• ABC analizi

• XYZ analizi

• Pareto analizi

• Güvenli stok 

Böylece stok fazlasının ya da stok eksiğinin önüne geçilerek daha etkili bir şekilde sermaye kullanılır.

ABC Analizi

Stokların değeri ve önemine göre ürünlerin gruplanmasıdır. A grubu en değerli ürünleri içerirken takibi çok daha sıkı olmalıdır. B grubu orta değerli ürünlerken, C grubu düşük değerli olan ve kritik olmayan ürünleri içerir. Yıllık kullanımına ve değerine göre gruplandırma yapılır.

XYZ Analizi

Stokların taleplerindeki değişkenliğe göre sınıflandırma yapılmasıdır. Talepteki dalgalanmalar dikkate alınarak gruplandırma yapılır. X düzenli olan talepleri içerirken Y orta düzey, Z düzensiz ve tahmin edilemez düzeyde olan ürünleri içerir.

Pareto Analizi (80/20 Kuralı)

Önemli kabul edilen stok kalemlerini tespit ederek kaynakları bunlara yönlendirmektir. Sonuçların %80’i ve nedenlerin %20’si olarak düşünüldüğü için 80/20 kuralı da denir. Önem sırasına göre sıralanarak toplam ürün değerlerindeki oranı bulunur ve öncelikli kontrol grubu belirlenir. Bu kritik ürün stokları önceliklendirilir.

Güvenlik Stoku Hesaplama

Stok elde etmede ve talepte meydana gelen dalgalanmalar için önlem olarak elde tutulan ek stok, güvenlik stokudur. Güvenlik stoğunun doğru seviyede tutulması gerekir. Güvenlik stoku, aşırı stokla karıştırılmamalıdır. Üretimde kesintiyi önlemek ama aynı zamanda da fazla stok maliyetinden kaçınmayı sağlar. 

Güvenlik stoku = maksimum talep – ortalama talep

Formülü ile güvenlik stoku hesaplanır.

Stok Yönetiminde Dijitalleşme

Stok yönetiminde, gelişen ve dijitalleşen dünyaya uyum sağlandığı için dijitalleşme de yaygınlaşmıştır. Stok yönetiminde ERP ve stok yönetimi sistemleri ile envanter otomasyonu be lot kullanımında da kullanılır.

ERP ve Stok Yönetimi Sistemleri

Stok yönetimindeki dijitalleşmede işletme, tüm kaynaklarını ERP sistemleri ile platforma entegre etmesini sağlar. Stok takibi, sipariş ve satın alma süreçleri, talep planlama ve tahminleri ile analizlerin yapılması ERP ve stok yönetim sistemleri ile sağlanır. Dijital olmasıyla hem hızlı hem de daha az oranda hata alınır. Depo süreçlerinde de verimlilik artar.

Envanter Otomasyonu ve LOT Kullanımı

Envanter otomasyonu, stok işlemlerinin dijitale taşınmasıdır. Stokların giriş – çıkış kayıtlarının anlık olması ve hataların azalmasını sağlar. Aynı zamanda herhangi bir sorun olması durumunda anlık müdahale kolaylığı sağlanır. LOT kullanımı ise parti gruplandırmasıdır. Bu sayede verilen lot numarası ile ürün bilgileri hem dijital hem de doğru şekilde takip edilir.

Stok Yönetiminde Yapılan Yaygın Hatalar

Stok yönetiminde yapılan hatalar hem süreçte sorun yaşanmasına sebep olur hem de firmanın kar – zarar dengesini ve satışlarını etkiler. En yaygın hatalar:

• Yanlış stok sayımı

• Talep tahmin hataları

• Güncel olmayan stok kartları

• Depo yerleşim eksiklikleri

En yaygın stok yönetimi hatalarıdır.

Yanlış Stok Sayımı

Stok sayımlarının özellikle manuel olarak yapılmasından kaynaklanan hatalardır. Dijital olmayan süreçlerde daha yaygın görülür. Burada hata olasılığı da fazla olduğu için hem sık sayım yapılmalı hem de mümkünse dijital süreçler entegre edilmelidir.

Talep Tahmin Hataları

Ürün siparişleri verilirken talep ve istekler doğru tahmin edilemediğinde ortaya çıkan hatalardır. Bu durumun sonucunda ürün fazlalığı veya eksik ürün durumu olabilir. Bu da hem müşteri memnuniyetini etkilerken satışları da düşürür.

Güncel Olmayan Stok Kartları

Güncel olmayan stok kartları, sayımda karışıklıklara ve hatalara sebep olur. İşlenmemiş ürün bilgileri, yanlış parti ve lot numarası bilgisi, fiyat bilgilerinin eksik olması durumunda ortaya çıkan hatalardır. Stok kartlarının sık sık kontrol edilerek aktif – pasif durumları da güncellenmelidir.

Depo Yerleşim Planı Eksiklikleri

Depo yerleşiminin plansız ya da eksik olması stok yönetiminde yapılan hatalara sebep olur. SKT sorunları, bozuk ürün durumları ve sayımda yanlış gruplandırmadan kaynaklı sorunlara sebep olabilir. Bu yüzden depo yerleşimden kaynaklı sorunlar da işletme için hem maddi hem zaman açısından ciddi kayıplara sebep olur.

Etkili Stok Yönetimi için Tavsiyeler

Stok yönetiminin etkili ve doğru olabilmesi için bazı önemli tavsiyeleri göz önüne almak avantaj sağlar. Bunlar:

• Düzenli sayım

• Satış verileri göz önüne alarak planlama

• Müşteri taleplerini göz önüne alma

Bu tavsiyeler göz önüne alınarak çok daha verimli ve etkili stok yönetimi sağlanır.

Düzenli Sayım Planı Oluşturma

Sayımların düzenli yapılması stok yönetiminde meydana gelen sorunların ortaya çıkmasında ve doğru zamanda sipariş verilmesinde önemlidir. Bu yüzden sayımların belirlenen periyodlarda yapılması ve varsa farklılıkların tespit edilmesi oldukça önemlidir.

Satış Verilerine Dayalı Planlama

Satış verilerine dayalı bir planlama yapılması sipariş alma konusunda oldukça önemlidir. Bu yüzden stok yönetimi de daha verimli olur. En yüksek satış hacmine sahip olan ürünlerin siparişi daha fazla ve sık verilmesi gerekir.

Müşteri Talep Trendlerini İzleme

Müşterilerin talepleri de sipariş vermede etkilidir. Bu sayede ihtiyaç olan stoğun eksik kalması önlenerek güvenli stok da sağlanmış olur. Böylece stok yönetimi çok daha başarılı olur.

Sayım sıklığı nasıl belirlenmelidir?

Ürünün değeri, satışın hızı ve risk oranına göre stok sayım sıklığı belirlenir. Hızlı akış olan ürünlerde sayım da sık olmalıdır.

Stok takip programı kullanmak zorunlu mudur?

Yasal bir zorunluluk değildir ancak kullanılması hata riskini azalttığı için önerilir.

Stok fazlası nasıl önlenir?

Talep tahminleri, stok seviyeleri, sayım ve raporlamalar ile stok fazlası önlenir.

Drop-shipping bir stok yönetimi yöntemi midir?

Evet, satışı stok yapmadan yapmayı sağlayan bir yöntemdir.