Mali Mühür: Başvuru, Kurulum ve Kullanım Rehberi

Mali Mühür 

e-İmza, e-fatura ya da muhasebe ile ilgili işlemlerin elektronik ortama aktarılmasına benzer bir şekilde şirketlerin kullanacağı mühür tarzında onay mekanizmalarının da dijital bir hale getirilmesi açısından mali mühür çalışması geliştirilmiştir. 

Mali Mühür Nedir? 

Bir işletme veya firmanın ya da bir kurumun tüzel kişilik olarak kullanılabileceği şekilde geliştirilen mali mühür, bir elektronik evraktaki doğruluğu sağlayacak ve kanunen geçerlilik oluşturacak şekilde kullanılan bir dijital sertifika aracıdır. 

Mali Mühür Ne İşe Yarar? 

Bir elektronik evrakın net olarak alakalı olan tüzel kişi sayesinde imzalanmış olduğunu doğrulamak için mali mühür kullanılır. Belge, tüm işlemleri sonrasında mali mühür ile doğrulandıktan sonra bu belgenin içeriğinde sonradan bir değişiklik yapılamaz. Yani dolandırıcılık veya sahteciliğe karşı bir nevi güvenlik koşulu ortaya koyar. Kanuni geçerlilik oluşturmak ile birlikte resmi işlemler ve mali işlemlerde kanunen uyumlu ve güvenilir bir şekilde ilerleyişe yardımcı olur. 

Mali Mühür Nasıl Alınır? 

Bir işletmenin mali mühür alabilmesi için öncelikle aşağıdaki evrakları hazırlaması gerekir.

• İşletmenin Ticari Sicil Gazetesi örneği 

• İşletmenin vergi levhası 

• İmza sirküleri

• Mühür alacak yetkili kişinin nüfus cüzdanı fotokopisi 

Belgeler hazırlandıktan sonra yetkili kişi Kamu Sertifikasyon Merkezi (Kamu SM) üzerinde ya da yetkili sertifika sağlayıcıları üzerinde form ile başvuru gerçekleştirir. Ücretler yine online olarak ödenir ve kurum incelemeleri tamamladıktan sonra hazırlanan mali mühür form içerisinde ifade edilen adrese teslim edilir.

Mali Mühür Türleri Nelerdir? 

Mali mühür kendi içerisinde değişen çeşitlere, yapısına veya kullanıcısına göre ayrılabilmektedir. 

Kurumsal Mali Mühür

Mali mühür bir sertifika anlamına gelmek ile birlikte tüzel kişiliklere yani kurumlara verilirken, kurumların bir mali belge üzerinde mühür atabilmek için kullanabileceği bir çeşit dijital mühür oluşturmaktır. 

USB Token Mali Mühür

Mali mühür kullanıcıya bir donanım olarak sunulduğunda bu donanım bir akıllı kart ya da USB token şeklinde olabilmektedir. Bu cihazın bilgisayara bağlanarak bir yazılım kuruması sayesinde mali mühür kullanılabilir. 

Şirket Türlerine Göre Mühür Tipleri (Ltd./Anonim)

Şirket türleri açısından ise bilindiği üzere şahıs şirketlerinde e-imza kullanımı ile de aynı işlem yapılabilirken, mali mühür talebinde de bulunulabilir. Limited şirketler ise bir ortaklık yapısı olarak bir ya da daha fazla ortağın sermaye paylarıyla kurduğu bir şirket olduğu için ortaklara göre kullanılacak mali mühür oluşturulur. Ayrıca anonim şirketler ise herhangi bir sınır bulunmadan çok daha büyük yapılı bir şirket imkanını sağlarken yine yetkili kişiler için mali mühür oluşturulabilir. 

Mali Mühür Nasıl Kullanılır? 

Mali mühür kullanım açısından farklı noktalarda ve platformlarda kullanım imkanları bulunmaktadır. 

E-Fatura Ve E-Arşiv Sistemlerinde Kullanım

Tüzel kişiliklerin yani şirketlerin dijital ortamda oluşturdukları e-ticaret ya da e-ihracat için oluşturulan e-faturalarda ve 3000 TL üzerindeki hizmet ve satışlardaki e-arşiv faturalarında doğrulama için mali mühür kullanımı gereklidir. 

E-Defter Ve E-İrsaliye İşlemlerinde Kullanım

İşletme yevmiye defterlerinin elektronik ortamda hazırlanması için sunulan teknoloji e-defter ve taşıma için kesilen faturalardaki e-irsaliyeler yine mali mühür ile doğrulanabilir. 

Portal, Entegratör Ve ERP Üzerinde Mühürleme İşlemleri

Portal olarak ifade edilen Gelir İdaresi Başkanlığı(GİB) tarafından sunulan sayfa anlamına gelirken, entegratör ise özel bir sağlayıcı tarafından sunulan ve GİB ile bağlantılı şekilde kullanılabilen ücretli platformdur. Her ikisinde de mali mühür kullanımı mümkün olurken, ERP yani kurumsal kaynak planlama yazılımlarında da doğrulama ve onaylar en mühür yani mali mühür sayesinde sağlanabilir. 

Hangi İşletmeler Mali Mühür Kullanmak Zorundadır? 

Mali mühür öncelikli olarak koşulları yerine getirebilen tüm tüzel kişilikler tarafından kullanılabilmektedir. Özellikle de aşağıdaki listedeki kurum ve işletmelerden bahsetmek mümkündür.

• Türkiye sınırlarındaki limitet şirketler ve anonim şirketler 

• Türkiye sınırındaki tüm şahıs şirketleri 

• Tüm devlet kurumları 

• Yeminli mali müşavir ya da serbest muhasebeci gibi mali kurumlar ve vergi mükellefleri 

Kullanım için bir işletmede yetkili olarak bildirilen şahıs mali mühür alabilirken, bu şahsın değiştirilmesi durumunda yeni yetkili kişi kısa sürede sertifika bilgi güncellemesini yaparak mali mühür kullanımını sürdürebilir. 

Mali Mühür Kurulumu Sırasında Sık Karşılaşılan Teknik Sorunlar 

İşletmelerin ve şahısların mali mühür kullanımında bazen karşılaşabildiği teknik sorunlar yer alabilmektedir. Kurulumda kullanılan cihaza göre KAMU SM üzerinden doğru sürücüler ve yazılımlar indirilmeli ve Java kurulumları yapılmalıdır.  

Mali Mührün Geçerlik Süresi Ve Yenileme İşlemleri

Mali mühür kullanıcıya belirli bir süre ile sunulur. Periyodik yenileme, kontroller ve sıkıntılı durumlarda yapılacak işlemler yer alır.

Sertifika Süresi Ve Yenileme Adımları 

Bazı durumlarda sertifikanın doğru çalışmadığı tespit edilirse, öncelikle sertifikanın geçerlilik süresinin dolup dolmadığı kontrol edilmelidir. Eğer sertifika süresi tamamlanmışsa, sertifikanın yenilenmesi gerekir. Zira mali mühür 3 senede bir tüzel veya gerçek kişiler tarafından kullanılırken yenilenmelidir.

Süresi Dolan Mühürlerde Yapılması Gerekenler

Yenileme için KAMU SM veya hizmet aldığınız sağlayıcı üzerinden yenileme başvurusu yapılabilir. Yenileme işlemlerinde sertifikanın dolmasına 3 ay kala yetkili tarafından başvuru yapılması yeterlidir.

Kayıp, Çalıntı Veya Bozulma Durumunda Yeniden Alma

Sertifikanın kayıp olması, arızalanması veya çalıntı durumlarında öncelikle KAMU SM üzerinde online işlemler içerisinden iptal işlemi gerçekleştirilmelidir. Sonrasında başvuru adımları tekrarlanarak yeniden mali mühür sertifika temini gerçekleştirilir. 

Mali Mühür Güvenliği 

Şahısların ve kurumların ya da yetkili kişilerin mali mühür ile ilgili güvenlik koşullarını bizzat takip etmesi ve yerine getirilmesi gerekir.

Şifre Yönetimi Ve Güvenli Saklama 

Kullanıcıların mali mührün teslim edilmesi ile birlikte ilk olarak verilen PIN bilgisini unutmaması ve düzenli bir şekilde yenilemesi gerekir. Teslim edilen fiziki cihaz ve şifrenin kullanıcı tarafından başka kişilerin eline geçmeyecek şekilde muhafaza edilmesi önemlidir. Cihaz şifresinin bulunduğu ortam ve evrakların kaybında da en hızlı şekilde şifre yenileme yapılması gerekir.

Yetkisiz Kullanımı Önleme Yöntemleri 

Kurum yetkilisi veya mali mühür sahibi şahıs dışında bir kişinin mali mührü kullanmak istemesi durumunda yetkisiz kullanımı önleyebilmek açısından PIN kullanımı yer alır. PIN 3 defa hatalı girildiğinde yeniden KAMU SM web sayfasında PIN belirleme işlemi yapılır. Cihaz kullanımında da 3 defa yanlış PIN girişi yapıldığında cihaz kullanım dışı kalırken, sonrasında yeniden sertifika talebi gerçekleştirilir. 

Veri Güvenliği Açısından Dikkat Edilmesi Gerekenler 

Mali mühür içerisinde şirket bilgilerini ve örnek olarak mühür ile birlikte kestiğinize faturalarda müşteri bilgilerini bulundurduğu için veri güvenliği oluşturmak önemlidir. Mali mühürler normalde TÜBİTAK güvencesi altında yer alırken, veri güvenliği oluşturabilmek için mali mühür sahibi sertifika anahtarını ve cihazını herhangi bir kişiye teslim etmeden kendi muhafaza etmeli ve mühürleme işlemlerini dijital ortamda kendisi gerçekleştirmeyi tercih etmelidir. USB token şeklinde kullanılan mali mühürler bağlı bulunduğu bilgisayarda sürekli bir şekilde takılı kaldığında düzenli virüs kontrolü yapılması da önemlidir. 

Mali Mühür İle E-İmza Arasındaki İlişki 

Dijital ortamda şahısların ve şirketlerin kimlik doğrulama ve belge onaylama işlemi için kullandığı mali mühür ile e-imza aslında benzer bir fonksiyon oluşturur. Fakat aralarında bazı farklılıklar ve benzerlikler de bulunmaktadır. 

• Yasal anlamda mali mühür tüzel kişilikler için e-imza ise bireyler için sunulan bir sistemdir. 

• Mali mühür bir donanım tabanı üzerinden kullanılırken, e-imza genellikle bir akıllı kart üzerinden kullanılır.

• E-imza bireyler veya şirketler tarafından kullanılabilirken, mali mühür özellikle tüzel kişiliklere yani şahıs şirketi de olsa şirketlere sunulan bir sistemdir. 

• Her ikisi de evrak ve baskı maliyetlerini ortadan kaldırmak, çevre dostu kullanım oluşturmak ve işlemleri dijital ortamda her an her yerde yapılarak kolay bir hale getirmek gibi avantajlar sağlar.

Mali Mühürde Sık Yapılan Hatalar 

Mali mühür kurulum ve kullanım sürecinde çok sık yapılan bazı hatalar bulunmaktadır.

Yanlış Kurulum Ve Sürücü Hataları 

Mali mühür cihaz ile birlikte bağlandığı bilgisayarda bir yazılım kurulumu gerekirken, bu süreç KAMU SM web sayfasında takip edilebilir. Çünkü yazılım ve cihaz için yüklenen sürücülerde bir hata olmasında mühür doğru çalışmayabilir.

Şifre Kaybı Ve Kilitlenme Sorunları 

Mühür ile birlikte kullanılan PIN kodu unutulduğunda ve kaybedildiğinde ve 3 defa PIN yanlış girildiğinde mühür kilitlenebilmektedir. 

Tarayıcı Uyumsuzluğu Ve Bağlantı Problemleri 

Mühür kullanımı için bugün popüler bir şekilde ön plana çıkan Google Chrome, Safari ve Mozilla Firefox gibi tarayıcılardan yararlanmak gerekir. Ayrıca tarayıcının güncel ve kullanılabilir olması kadar internet bağlantısının da problemsiz olması önemlidir. 

Mali Mühür Kurumsal Geçerliliğe Sahip Mi? 

Mali mühür bir e-imza türü olarak kurumsal geçerlilik sağlar. Bir kurum hangi alanlarda kullanılacağını ve özelliklerini tespit ettikten sonra yetkili kişilere kullanım hakkı sağlarken, kişinin değişiminde de Gelir İdaresi Başkanlığı üzerinden kişi değişimi bildirimi yapılması gerekirken, bu sayede kurumsal geçerliliğini sürdürür. 

Mali Mühür Başvurusu Nasıl Yapılır? 

Başvuru pratik bir süreç olarak aşağıdaki adımlar ile gerçekleştirirlerdir 

• Öncelikle başvuru gerçekleştirecek kurum gereken evrakları hazırlar. 

• KAMU SM ya da yetkili sertifika sağlayıcısı web sayfası üzerinde açılan form eksiksiz şekilde doldurulur.

• Forumda girilen bilgilere göre başvuru ücreti ifade edilirken online ortamda ödeme yapılır. 

• Başvurulan kurum incelemeyi tamamlayarak onay verdiğinde mali mühür cihazı yani USB token form içerisinde yazılmış olan adrese teslim edilir.

Mali mühür kimler için zorunludur? 

E-fatura, e-irsaliye ve e-defter gibi değişen dijital belge uygulamalarında doğrulama gerçekleştirmesi gereken tüzel kişilikler yani şirketler için mali mühür zorunludur.

Mali mühür kaç günde teslim edilir? 

Ortalama 1 hafta içerisinde mühür teslim edilir. 

Mali mührün çalışması için bilgisayarda hangi programlar olmalıdır? 

Güncel bir web tarayıcı, USB token için indirilen sürücüler ve Java yazılımı gerekmektedir. 

Mali mührün geçerlilik süresi nedir? 

Mali mühür 3 yıl geçerlidir. 

Mali mühür süresi dolarsa ne yapılmalıdır? 

Başvuru işlemleri yenilenerek ücret ödemesi ile mali mühür yenilenebilir. 

Mali mühür kaybolursa veya bozulursa ne yapılır? 

KAMU SM online işlemler sayfasında öncelikle var olan mali mühür iptal edilir ve sonrasında yeniden başvuru ile mühür alınır. 

Mali mühür ile e-fatura kesilebilir mi? 

Tüzel kişilikler e-fatura keserken mali mühür kullanabilir. 

Mali mühür e-defter için zorunlu mudur? 

İşletmelerin e- defter kullanımlarında gerekliliktir. 

Mali mühür mobil cihazlarda kullanılabilir mi? 

Mali mühür bir cihaz olarak bilgisayara takılarak kullanılır. 

Mali mühür başka biri tarafından kullanılabilir mi? 

Mühür sahibi veya yetkili kişi şifresini başka birine vererek kullandırabilse de güvenlik koşulları açısından tercih edilmemelidir.