E-Dönüşümde Özel Entegratör Kullanımı ve Avantajları

Özel Entegratör Nedir?

Elektronik belge uygulamalarının artması ile özel entegratör kullanımı gündeme gelmiştir. Özel entegratör, e-fatura, e-irsaliye, e-defter gibi elektronik uygulamaların Gelir İdaresi Başkanlığına gönderilmesi ve mükelleflere sunulması sağlanır. Bir aracı hizmet sağlayıcısıdır ve elektronik belge kullanımlarında da şarttır. 

Özel Entegratörler Ne Yapar?

GİB tarafından almış oldukları yetki ile sundukları hizmetler şunlardır:

• E-fatura

• E-irsaliye

• E-arşiv

• E-defter

• E-serbest meslek makbuzu

• E-müstahsil makbuzu

Bu belgeler GİB standartlarına uygun olacak şekilde hazırlanır, yasalara uygun olacak şekilde 10 yıl saklanır. Teknik altyapıya uygun ve entegrasyon hizmeti ile otomatik hale gelir. Yüksek güvenlik kapasitesi ile kesintisiz hizmet sunar.

GİB Tarafından Yetkilendirilmiş Entegratörler

GİB tarafından yetki verilen entegratör firmalarının kontrolleri şu şekilde yapılır:

• GİB’in resmi sayfasında yayınlanan özel entegratör tam listesi vardır.

• E-fatura özel entegratör sayfasından aranan firmanın yetkili olup olmadığı kontrol edilir.

• Herhangi bir entegratör firma ile anlaşmadan önce buradan kontrol edilmesi gerekir.

Bazı entegratör firmalar yalnızca sınırlı servisler için yetkilenebilir. Örneğin sadece e-fatura yetkisi olan firmadan diğer hizmetleri alamazsınız. Aynı şekilde firmaların yetkilerini kaybedip kaybetmediği de kontrol edilir.

Özel Entegratör ile Portal Kullanımı Arasındaki Farklar

Özel entegratör ve portal arasında bazı temel farklar vardır. Bunlar temel olarak kullanım kolaylık derecesi, işlem yapılan fatura sayısı, toplam maliyet, performans ve otomasyonla ilgilidir. Genel olarak özel entegratör kullanımı daha avatntajlı olmaktadır.

Özel Entegratör ile Gib Portal Arasındaki Fark Nedir?

Özel entegratör ile GİB portal arasında olan temel farkları şu şekilde sıralanabilir:

Hemen hemen tüm açıdan daha avantajlı olan özel entegratör kullanımı hem daha güvenli hem de daha hızlı ve pratik olduğu için daha çok tercih edilir.

E-belge Süreçlerindeki Rolü (E-fatura, E-arşiv, E-irsaliye)

Özel entegratörler, GİB standartlarına uygun olarak daha güvenli, hızlı ve otomatik olarak elektronik belgelerin yürütülmesini sağlar. Hem GİB hem de mükellefin arasında köprü görevi görerek teknik olarak ek bir entegrasyon ihtiyacını giderir.

Elektronik belgeler üretilerek xml formatına çevrilir ve teknik doğrulukları da kontrol edilir. Böylece hata oranı en az seviyeye düşer. E-belgeler için önemli olan mali mühür ve e-imza da eklenerek GİB’e gönderimi yapılır. GİB’e belgeler gönderilir, durumları sorgulanır ve saklanır. 

Özel entegratörler aynı zamanda ERP entegrasyonuna sahip olduğu için faturaların işlenmesi, toplu belge oluşturulması ya da kesilmesi gibi işlemleri de çok daha hızlı hale getirir. Kontrollerin gerçek zamanlı olması ve hataların daha kısa sürede tespit edilmesi de en önemli etkilerinden biridir.

Özel Entegratörün Sağladığı Hizmetler

Özel entegratör firmalarının sunduğu hizmetler genel olarak şu şekilde sıralanabilir:

• E-fatura ve E-arşiv fatura hizmetleri

• E-irsaliye, E-defter ve E-müstahsil makbuz işlemleri

• Saklama ve arşivleme

• Raporlama

• API ve entegrasyon servisleri

Bu hizmetler özel entegratörlerin sağladığı önemli ve etkili hizmetlerdir.

E-fatura ve E-arşiv Fatura Hizmetleri

Dijitalleşmenin en büyük katkılarından biri olan elektronik fatura hizmetleri, özel entegratör firmalar ile daha pratik şekilde sunulur. E-fatura ve e-arşiv faturalar GİB standartlarına uygun olarak, karekodlu bir şekilde gönderilir ve alınır. Bu da kağıt fatura ihtiyacının ortadan kalkmasını ve daha pratik denetim ve kontrolü de sağlar.

E-irsaliye, E-defter, E-müstahsil Makbuzu İşlemleri

Fatura dışındaki diğer ticari belgelerin de gönderim ve alım işlemleri özel entegratör firmalar ile yapılır. E-irsaliye, e-defter ve e-müstahsil makbuzları düzenlenir, imzalanır ve formata uygun bir şekilde iletilerek daha hatasız işlem yapılması sağlanır. Tüm belgeler hızlı ve hatasız olarak yönetilir.

Saklama, Arşivleme ve Raporlama Hizmetleri

Özel entegratör firmaların sağladığı kolaylıklardan biri de arşivleme ve saklama sorununu ortadan kaldırmasıdır. Tüm belgelerin belirlenen yasal süre kadar saklanması zorunludur. Elektronik belgelerde de bu süre 10 yıldır ve özel entegratör firmalar en az 10 yıl tüm belgeleri saklar. Kullanıcı istediği zaman bu tarih aralığında yer alan belgelere ulaşabilir.

API ve Entegrasyon Servisleri

Diğer yazılımlar ile sağlanan otomatik veri alışverişi sayesinde manuel işlem yükü azalır. Faturalar otomatik olarak oluşturulur ve gönderilir. Bu da kullanıcı için ciddi zaman avantajı sağlarken hata payını da azaltır.

Özel Entegratöre Geçiş Şartları

Özel entegratör kullanıcısı olabilmek için bazı şartların sağlanması gerekir. Bu şartlar:

• Teknik yeterlilik

• Şirket türüne uygunluk

• VUK düzenlemeleri

Bu şartların sağlanması durumunda oldukça kolay ve kısa sürede özel entegratör geçişi sağlanır.

Teknik Gereklilikler

Özel entegratör kurulumu için gereken özelliklerden biri de teknik gereklilikler ve alt yapıdır. Veri merkezi altyapısı ve güvenli sunucu olması gerekir. Aynı zamanda yüksek erişilebilirlik ve yedekleme imkânı gerekir. XML işleme ve doğrulama altyapısı ile mali mühürler ve e-imza da olması gerekenler arasındadır. Web servis entegrasyonunun da güvenli ve erişilebilir olması gerekir.

Şirket Türlerine Göre Uyum Koşulları

Şirketlerin türlerine göre uyum koşulları da özel entegratör kurulumda önemlidir. Anonim şirketler ve limited şirketlerde mali mühür kullanımı zorunludur. Ciro gerekliliklerinin de sağlanması durumunda özel entegratör kullanımı zorunludur. Defter saklama konusunda da daha farklı yükümlülükleri vardır.

Vergi Usul Kanunu (VUK) Kapsamındaki Düzenlemeler

VUK’a göre bazı belgelerin elektronik ortamda düzenlenmesi için esaslar GİB tarafından belirlenir. Saklama ve e-defter düzenleme uygulamaları ile VUK’a uygun standart hizmetleri de sunar. GİB tarafından ve VUK’a göre belirlenen standartlara uygun düzenlemeler özel entegratörler tarafından yapılır.

Özel Entegratör Kullanmanın Avantajları

Özel entegratör kullanımının tercih edilmesinin sağladığı avantajlar oldukça fazladır. İşte genel olarak özel entegratörün avantajları:

• Teknik sorunsuzluk ve kesintisiz sistem

• Otomatik yedekleme ve arşivleme işlemi

• ERP entegrasyonu ve otomasyon kolaylığı

Bu avantajlar firmalara oldukça olumlu etki yaptığı için de oldukça önemlidir.

Teknik Sorunsuzluk ve Kesintisiz Sistem

Özel entegratör kullanımında en önemli avantajlardan biri de teknik sorunsuzluk ve kesintisiz sistem kolaylığıdır. Yüksek performans, 7/24 erişim olan ağ ve sistem yavaşlamasının olmaması avantaj sağlar. Yapılan güncellemelerin otomatik olması ve hata ihtimalini ortadan kaldırması sistemin güvenilirliği sayesinde tercih edilmeye devam ediyor.

Otomatik Yedekleme ve Arşivleme

Otomatik yedekleme ile sunucularda arşivleme kolaylığı sağlanması da özel entegratörlerin avantajlarından sayılır. Herhangi bir sunucu sorunu olsa bile veriler kaybolmaz. Tüm belgeler güvenli şekilde ve kolay erişilebilir halde saklanır. 

ERP Entegrasyonu ve Otomasyon Kolaylığı

Tek sistem üzerinde otomatik belge oluşturma, düzenleme ve gönderme imkânı sayesinde zaman kazandırırken hata payını da oldukça aza indirir. Verilen canlı ve gerçek zamanlı akar, bu da karşılıklı işlem kolaylığı sağlar. Satış kanalları ile uyumlu olması da süreçleri otomatik ve manuel işlemlerden uzak hale getirir.

Özel Entegratör Seçerken Dikkat Edilmesi Gerekenler

Özel entegratör firmalarının seçiminde dikkat edilmesi gereken noktalar vardır. Bunlar göz önüne alınarak firma seçimi yapıldığında son derece sorunsuz ve doğru şekilde işleyen süreçler olur. İşte en çok dikkat edilmesi gereken konular:

• GİB yetki belgesi kontrolleri

• Uptime – performans ve destek seviyeleri

• Fiyatlandırma

• Ulaşılabilecek olan ek hizmetler

• ERP – Muhasebe – E-ticaret uyumu

Bunlar özel entegratör firma seçiminde dikkat edilmesi gereken önemli ve etkili noktalardır.

GİB Yetki Belgesi Kontrolü

Özel entegratör firması arasında yer alan seçenekler, GİB tarafında verilen özel ve resmi entegratör belgesine sahip olduğu kontrol edilmelidir. Yani bu listede yer alan firmalar tercih edilmelidir.

Uptime – Performans – Destek Seviyesi

Uptime – performans ve destek seviyesi ile kesintisiz çalışma oranı değerlendirilmelidir. Aynı zamanda sistem hızı, performans ve alınabilecek teknik destek seviyeleri incelenmelidir. Bunlar entegratörün kullanımı ve faydası için oldukça önemlidir.

Fiyatlandırma ve Ek Hizmet Paketleri

Özel entegratör firmalarının fiyatlandırmaları ve ek paket hizmetleri incelenerek firma için uygun olan tercih edilmelidir. Paket ücretlerinin yanı sıra saklama kapasitesi, kontör ücretleri ve entegrasyon gibi ek hizmet bedelleri de ihtiyaca göre göz önüne alınmalıdır. 

ERP, Muhasebe ve E-Ticaret Uyum Durumu

Özel entegrasyon firmalarının ERP, muhasebe programı ve e-ticaret programları ile uyumu ve sorunsuz şekilde entegre olabilmesi kontrol edilmelidir. Bu sayede süreçler daha hızlı ve uyumlu olarak ilerler.

Özel Entegratör – ERP Entegrasyonu Nasıl Çalışır?

Özel entegratör firması ile ERP entegrasyonunun çalışmasındaki süreç merak edilir. Süreç genel hatları ile şu şekildedir:

• Tek panel kullanılarak e-belge oluşturma

• Otomatik olarak fatura – irsaliye entegrasyonu

• Muhasebe entegrasyonu ve kayıtların akışı

Bu adımlardan oluşan süreç hem firmaya hem de ilgili alanda çalışanlara ciddi kolaylık sağlar.

Tek Panelden E-belge Oluşturma

Şirketlerin kullanmış olduğu ERP sistemi ile özel entegratör firmanın arasında bağlantı sağlanarak kullanıcıları kurtaran bir sistemdir. ERP içinden çıkmaya gerek kalmadan tek bir panelden e-fatura, e-arşiv ve diğer elektronik belgelerin oluşturulup onaylanmasını ve gönderilmesini sağlar. Bu da hem zaman kazandırır hem de hata oranını en aza indirir.

Otomatik Fatura – İrsaliye Senkronizasyonu

ERP entegrasyonlarında en çok kullanılan özellik otomatik olarak fatura ve irsaliye senkronizasyonlarıdır. Herhangi bir fatura ERP’de kaydedildiği zaman otomatik olarak ilgili irsaliye ile de eşleşir. Böylece her fatura ve irsaliye için ayrı ayrı belge oluşturmak gerekmez. Bu da kullanıcıya zaman kazandıran ve hatayı sıfıra indiren bir durumdur.

Muhasebe Entegrasyonu ve Kayıt Akışı

Elektronik belgelerin oluşturulma süreçleri muhasebe entegrasyonları ile otomatik olarak eşleşir. Hem yasal olarak uyum sağlanır hem de raporlamalar otomatik ve hatasız hale gelir. Hata oranını en aza indirdiği için de oldukça önemlidir.

Özel Entegratör Hizmetinde Yaşanan Yaygın Sorunlar

Özel entegratör hizmeti ne kadar sorunsuz ve kolaylık yaşatan bir sistem olsa da zaman zaman bazı sorunlar da yaşanabilir. Karşılaşılan en yaygın sorunlar ise şunlardır:

• Gönderim / alım hataları ve kodlar

• UBL formatındaki hatalar

• Geç düşen faturalar ve teknik olan kodlar

Özel entegratör hizmetlerinde ortaya çıkan sorunlarda çözümler olsa da yine de zaman kaybı yaratan bir durumdur.

Gönderim / Alım Hataları ve Teknik Kodlar

Zaman zaman faturalar gönderilirken ya da alınırken aksaklıklar ve sorunlar ortaya çıkabilir. Burada hata kodları yer alır ve bu kodların nasıl düzeleceğinin bilgisi de yer alır. Hatalı bilgiler, alıcı isimlerinin eksiklikleri, zamanaşımı ve bağlantı hataları bunlardan en sık rastlananlarıdır.

UBL Format Hataları

UBL, xml tabanlı formatları kapsar ve standartlara uygun olarak gönderilir. Burada meydana gelen hatalar, veri türlerinde ya da zorunlu olan alanlarda meydana gelen eksikliklerden kaynaklanır. Burada yer alan açıklamalara göre düzenlemeler yapılarak format düzeltilir.

Geç Gelen Faturalar ve Senkronizasyon Sorunları

Faturalarda gönderim sağlandığı halde zaman zaman sistemde görüntülemede sorun yaşanabilir. Bu bağlantı kaynaklı ya da sistemsel kaynaklı olabilir. Aynı zamanda senkronize olmada da sorunlar meydana gelebilir. Bunlar genelde kısa sürede düzelir. 

Özel Entegratör Kullanımında Güvenlik Gereksinimleri

Elektronik ve dijital dünyada her zaman güvenlik de önemlidir. Özel entegratör kullanımında güvenlik gereksinimleri de gereklidir. Bu en başta firma güvenliği için oldukça önemlidir.

Vergi Güvenliği ve KVKK Uyumu

Elektronik süreçlerde vergi mevzuatlarına uygun olma ve kişisel verilerin korunması da sağlanmak zorundadır. Bu ikisi ERP ve özel entegrasyon uyumlarında oldukça önemli kriterlerdir. GİB mevzuatından da bu uygunluklarının ve uyumların teyidinin yapılması gerekir.

Mühürleme İşlemleri ve Sertifika Yönetimi

Elektronik belgelerde dijital mühür oldukça önemlidir. Hem güvenliğin sağlanması hem de bütünlük açısından da sağlanmalıdır. Mühürleme süreci aslında dijital imzanın atıldığı aşamadır. Mühürleme olmayan evraklarda geçerlilik olmaz. Bu aşamada kullanılan sertifikaların güvenli olarak kullanılması önemlidir.

Şifreleme, Loglama ve Yetki Yönetimi

Verilerin bütünlüğü, kvkk ve vergi uyumları için şifreleme, loglama ve sertifika yönetimleri önemlidir. Şifrelemede yetkisiz işlemlerin korunması ve erişimin sınırlanması sağlanır. Loglama ise tüm hareketlerin izlenebilir olacak şekilde saklanmasıdır. Yetki yönetimi ise kullanıcıların hangi yetkilere sahip olduğunu gösterir. Kullanıcı yetkisi dışındaki hiçbir işlemi yapamaz.

Özel entegratör kullanmak zorunlu mudur?

Küçük ölçekli işletmeler için zorunlu değildir, GİB onlar için yeterli olacaktır. Ancak büyük ölçekli işletmeleri için daha pratik olduğu için tercih edilir.

Özel entegratör hangi e-belge türlerini destekler?

Özel entegratör, e-fatura, e-arşiv, e-irsaliye, e-SMM, e-defter, e-müstahsil makbuzunu destekler.

Özel entegratörün GİB tarafından yetkili olup olmadığı nasıl anlaşılır?

GİB’in resmî sitesinde yetkili olan firmaların yer aldığı listeden kontrol sağlanabilir.

Özel entegratör ile e-irsaliye düzenlenebilir mi?

Evet, özel entegratör firmaları ile e-irsaliye düzenlemesi yapılabilir.

Özel entegratör e-defter saklama hizmeti sunar mı?

Evet, yasal olarak zorunlu olan 10 yıl boyunca güvenli şekilde saklanabilir.

Özel entegratör kullanımının maliyeti nasıl belirlenir?

Paket fiyatları işlem hacmine, fatura sayısına ve ek hizmetlere göre belirlenir. Firma kendine uygun olan paketleri tercih ederek ek hizmetleri de alabilir.

Özel entegratör değiştirilebilir mi?

Evet, işletme dilediği zaman özel entegratör firmasını değiştirebilir.